Ochrana osobních údajů

Poučení o ochraně osobních údajů

Tyto dále uvedené informace jsou poskytnuty dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů, zkráceně obecné nařízení o ochraně osobních údajů nebo-li GDPR (General Data Protection Regulation) (dále jen jako „GDPR“).

Totožnost správce: Professional support s.r.o., IČ: 277 09 558, sídlem Voříškova 402/11, Brno – Kohoutovice, PSČ: 623 00, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně v oddíle C vložce 53574 (dále jen jako „správce“)

Kontaktní údaje správce: poštovní adresa: Voříškova 402/11, Brno – Kohoutovice, PSČ: 623 00, tel.: +420 778 063 677, e-mail: info@pgprofsupport.com.

Účel (právní důvod) zpracování osobních údajů:

  • za účelem splnění zákonných povinností, které jsou na správce kladeny právními předpisy, tedy zejména pro účely účetní a daňové, a pro účely archivace (právní důvod dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
  • za účelem splnění uzavřené smlouvy - zahrnuje zejména tyto činnosti: provádění opatření před uzavřením smlouvy; podání, přijetí a splnění objednávky; uskutečnění obchodu; vystavení faktury, vyřízení případných uplatněných nároků vyplývajících z uzavřené smlouvy; zajištění doručení zboží zákazníkovi, poskytování různých forem věrnostních programů, apod. (právní důvod dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR);
  • za účelem oprávněných zájmů správce - zahrnuje zejména tyto činnosti: uplatnění právních nároků správce vůči zákazníkovi, vnitřní administrativní procesy, využívání přímých marketingových aktivit (právní důvod dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Za těmito účely správce zpracovává Vaše:

  • základní identifikační údaje (akademický titul, jméno, příjmení, firma, adresa trvalého pobytu, adresa místa podnikání, IČ, DIČ, bankovní spojení);
  • kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefon);
  • údaje o zakoupeném zboží (druh, specifikace, objem a cena odebraného zboží);
  • údaje z komunikace mezi zákazníkem a správcem (tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním zboží mezi správcem a zákazníkem: písemná a elektronická komunikace);
  • údaje o jiné osobě (osobní údaje fyzických osob, jako zástupců či zaměstnanců zákazníka správce: jméno, příjmení, pracovní pozice, kontaktní údaje této fyzické osoby).

Z důvodu naplnění vždy alespoň jednoho z uvedených právních důvodů při jednotlivých činnostech správce, při kterých dochází ke zpracovávání Vašich osobních údajů, může správce zpracovávat Vaše osobní údaje i bez jejich souhlasu.
Zpracování osobních údajů zákazníků provádí přímo správce ve svém sídle svými zaměstnanci. Ke zpracování dochází v elektronické formě prostřednictvím výpočetní techniky a v listinné formě manuálním způsobem. Správce přijal vhodná a dostatečná technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů zákazníků, které zpracovává, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto osobním údajům, k jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré osoby, kterým mohou být tyto osobní údaje zákazníků zpřístupněny, respektují právo subjektu údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. U správce nedochází v rámci zpracovávání osobních údajů zákazníků k automatizovanému rozhodování včetně profilování.

Správce zpracovává osobní údaje zákazníků v rozsahu, v jakém je příslušný zákazník správci poskytl, a to v souvislosti s existujícím závazkovým vztahem mezi nimi, nebo které správce získal jinak a zpracovává je v souladu s právními předpisy či k plnění zákonných povinností.

Kategorie příjemců zpracovávaných osobních údajů:

  • správní orgány, resp. další subjekty v rámci plnění zákonných povinností stanovených právními předpisy (např. orgány dohledu, soudy, orgány činné v trestním řízení, exekutoři, notáři, insolvenční správci, celníci, apod.);
  • další subjekty, pokud to je nezbytné pro ochranu práv správce (např. pojišťovny při sjednání pojištění pohledávek, při uplatnění pojistného nároku, soudy při uplatnění právního nároku, exekutoři, apod.);
  • poskytovatelé služeb nezbytných pro výkon činnosti správce (např. auditorské služby, služby daňového poradce, právní služby, zajištění dopravy zboží).

Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje do třetí země mimo Evropskou unii. Správce má právo pověřit zpracováváním osobních údajů zpracovatele, který se správcem uzavřel zpracovatelskou smlouvu a poskytuje dostatečné záruky ochrany Vašich osobních údajů.

Doba uložení osobních údajů: Správce uchovává osobní údaje zákazníka po dobu trvání závazkového vztahu se zákazníkem. Po ukončení smluvního vztahu a vypořádání veškerých závazků plynoucích či souvisejících se smlouvou uchovává správce osobní údaje zákazníka po nezbytně nutnou dobu v nezbytném rozsahu, a to po dobu 10 let. Doba uchování osobních údajů je stanovena zejména podle obecných a speciálních promlčecích lhůt dle zákona č. 89 /2012 Sb., občanského zákoníku.

Při určení doby uchování osobních údajů se vždy přihlíží k tomu, aby šlo vždy jen o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích ze závazkového vztahu, či z příslušných předpisů.

Při nakládání s osobními údaji aplikuje správce princip minimalizace, což znamená, že jakmile uplyne doba, po kterou je správce povinen uchovávat osobní údaje, tak osobní údaje anonymizuje či je zcela vymaže z vlastních databází a informačních systémů. Správce má nastavena přísná vnitřní pravidla uchovávání osobních údajů, která zajišťují, že údaje neuchovává déle, než je oprávněn a povinen.

Správce získává osobní údaje o zákazníkovi přímo od zákazníka, nebo z veřejně přístupných zdrojů (veřejné rejstříky, veřejné evidence či seznamy, informace veřejně dostupné na internetu, které zákazník sám o sobě zveřejňuje – webové stránky zákazníka

 

Vaše práva jako subjektu údajů související se zpracováním osobních údajů:

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo vyžádat si od správce potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje správcem zpracovávány či nikoliv. Pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, máte dále právo k nim získat přístup spolu s následujícími informacemi o:

  • účelech zpracování;
  • kategoriích dotčených osobních údajů;
  • příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny;
  • plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritériích použitých ke stanovení této doby;
  • existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování či práva vznést námitku proti tomuto zpracování;
  • právu podat stížnost u dozorového úřadu;
  • veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů;
  • tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o použitém postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování.

Správce Vám poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za druhou a každou další kopii je správce oprávněn účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.

Právo na opravu

Je Vaším právem, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte rovněž právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Máte právo, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se Vás týkají, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  • odvolali jste souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti;
  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

Právo na výmaz se neuplatní, pokud je dána zákonná výjimka, zejména protože zpracování osobních údajů je nezbytné pro:

  • splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Evropské unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
  • pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Máte právo na to, aby správce omezil zpracování osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:

  • popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů, zpracování bude omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
  • zpracování je protiprávní a Vy odmítnete výmaz osobních údajů a požádáte místo toho o omezení jejich použití;
  • správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  • vznesli jste námitku proti zpracování podle čl. 21 odst.1 GDPR, a to dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad vašimi oprávněnými důvody.

Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu či obhajoby právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie či některého členského státu.

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo, aby správce předal Vaše osobní údaje zpracovávané automatizovaně na základě Vašeho souhlasu jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.

Svá práva plynoucí ze zpracování osobních údajů můžete jako subjekt osobních údajů kdykoliv uplatnit kontaktováním správce na poštovní adrese: Voříškova 402/11, Brno – Kohoutovice, PSČ: 623 00, e-mailem na adresu: info@pgprofsupport.com.

Způsob poskytnutí informací

Správce informace poskytuje písemně v listinné podobě. Kontaktujete-li správce elektronicky na jeho emailovou adresu, budou Vám informace poskytnuty elektronicky, nepožádáte-li o jejich poskytnutí v listinné podobě.

Veškerá sdělení a vyjádření k uplatněným právům správce poskytuje bezplatně, a to co nejdříve, nejpozději však do jednoho (1) měsíce od uplatnění práva. Správce je oprávněn takto stanovenou lhůtu v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva (2) měsíce. Správce o prodloužení stanovené lhůty, včetně uvedení důvodů, je povinen subjekt údajů informovat.

Správce si vyhrazuje právo, pokud by došlo k uplatňování Vašich práv bezdůvodně či nepřiměřeně, zejména proto, že by se opakovala, účtovat Vám přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací, nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Právo podat stížnost

Ohledně činnosti správce nebo příjemce osobních údajů můžete podat stížnost, a to písemně na poštovní adresu správce Voříškova 402/11, Brno – Kohoutovice, PSČ: 623 00, e-mailem na adresu: info@pgprofsupport.com, osobně v sídle správce. Ze stížnosti musí být zřejmé, kdo ji podává a co je jejím předmětem. V opačném případě nebo je-li to nutné k vyřízení stížnosti, správce vyzve k doplnění takové stížnosti ve stanovené lhůtě. Nebude-li stížnost doplněna a půjde o vadu bránící jejímu projednání, nebude moci být vyřízena. Lhůta na vyřízení stížnosti je 30 kalendářních dnů a začíná plynout prvním pracovním dnem po jejím doručení. Stížnosti jsou vyřizovány bez zbytečného odkladu.

Aniž jsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky právní nebo soudní ochrany, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ: 170 00, tel. č. +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz, pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušeno některé z ustanovení v nařízení GDPR.